Das beste Tool für Ordnung und Organisation - deine Aufgaben immer und überall im Blick mit Trello

Hallo Pfupfi

 

Kennst du das? Deine Aufgaben- und Pendenzenliste wird immer länger, erledigst du etwas, kommen weitere 3 Aufgaben dazu, was dir wiederum Druck und Stress macht, du verlierst den Überblick, du hast das Gefühl du wirst nie "fertig"... und am Abend fühlst du dich, als hättest du gar nichts erledigt und kommst nicht zur Ruhe. Frustrierend. 

 

Im privaten Bereich habe ich so meine Methode, das Ganze unter Kontrolle zu halten. Ich benutze da nämlich einfach meinen Kalender (und eine Familienkalender-App, die ich schon mal vorgestellt habe), weil die meisten Aufgaben dort auch auf bestimmten Tagen oder sogar Stunden terminiert sind und ich fast immer genau weiss - bis auf wenige Ausnahmen - wann was erledigt werden muss.

 

Aber als Blogger und Creator, da ist es zum Beispiel anders. Da geht es mehr um To Do's als um Termine oder festgelegte oder wiederkehrende Aufgaben. Im Bereich Blog und Socials hab ich jetzt fast 7 Jahren lang immer wieder neue Methoden ausprobiert. Die leider bei mir einfach nicht funktionierten. Vielleicht 1,2 Tagen, aber ich spürte eher Frustration als Freude - und das von Anfang an. Ich spürte, diese Organisationsmethoden waren für diesen Bereich nicht für mich geeignet. Und ich suchte weiter. 

 

Vor kurzem habe ich auf Instagram gefragt, wie ihr euch organisiert. Viele haben To-Do Listen, die sie von Hand abhacken. Manche benutzen Hefte, Kalender, Agenda, Whiteboard, oder lose Post-it's... Die eine oder andere App wurde auch erwähnt. Aber bei mir hat nie was funktioniert. Und ja, ich hab auch Geld ausgegeben, für die eine oder andere Methode. Ich spreche natürlich immer von meiner Erfahrung, du tickst vielleicht total anders. Man erfährt es aber nur, wenn man es selbst ausprobiert.

 

Aber jetzt kommt es, lieber Pfupfi. Ich kann nach fast 7 Jahren Blog endlich sagen: ich habe meine Lösung gefunden. Und vielleicht ist es auch deine Lösung? Ob du jetzt Blogger, Creator, Mutter, Projektleiterin, Hausfrau, CEO oder was auch immer bist, in irgendeinem Bereich hilft dir dieser Tipp vielleicht auch dir? 

 

Endlich kann ich mich "zurücklehnen" und entspannen. 

trello

Mit den Boards, Listen und Karten von Trello können Sie Ihre Projekte auf lustige, flexible und lohnende Weise organisieren und priorisieren.

Meine Lösung heisst "Trello".

 

Trello ist eine App, aber NICHT NUR. Trello hab ich immer dabei (auf dem Smartphone), aber wenn ich "richtig" an meinen Blogbeiträgen arbeiten darf, dann kann ich Trello auch auf dem Notebook/PC in Grossansicht bedienen. Es ist immer sofort gespiegelt. Ändere ich etwas auf Trello via Notebook, ist meine Änderung sofort auch in der App auf dem Smartphone ersichtlich. Ohne mühsame Synchronisationszeit. Ich wollte die Zeit stoppen, aber keine Chance. Trello braucht nichtmal eine Sekunde. Wie gesagt: GESPIEGELT!

 

Sie ist aktuell kostenlos (ich weiss nicht, ob sie evtl. kostenpflichtig wird, wenn man viele Boards eröffnet, ich brauche und benutze nur 2 Boards). Du kannst deine Boards sogar mit deiner Familie, mit deinem Team, mit wem auch immer du willst "teilen" und so zusammen daran arbeiten. Aber das nur als kleine Rand-Info für dich. 

 

Starten wir mal: Du eröffnest zuerst Mal dein Konto. Ich empfehle immer die zweistufige Zertifizierung zu aktivieren, wenn diese möglich ist. Und bei Trello ist die möglich.

 

So, jetzt wo alles vorbereitet und geschützt ist können wir starten. Ich zeige dir für jeden Schritt links die Ansicht auf dem Bildschirm, rechts die Ansicht auf dem Smartphone. Du kannst die Bilder anklicken um sie zu vergrössern.

home

Ich habe genau zwei Boards erstellt: zwei Themengebiete sozusagen. Mein Hobby als Blogger und Content Creator ist unter dem Board "valichouchou", meine privaten ToDo's bzw. Aufgaben unter dem Board "vali privat" zu finden.

neues board erstellen

  • Klicke auf Neues Board erstellen oder auf den "+"Zeichen
  • Wähle Board aus
  • Gib deinem Board einen Namen
  • Sichtbarkeit ist auf Privat gesetzt, man könnte es auf öffentlich ändern, falls du den Board teilen wirst
  • Hier könntest du einen Hintergrund setzen. Ich habe je Board einen Hintergrund festgelegt, damit ich sie auch optisch sofort trennen kann. 
  • Klicke auf Erstellen

listen

In einem Board (Themengebiet, Projekt) kannst du dann sogenannte Listen eröffnen. Für mich ist es für den Blog wichtig: EINGANG, Im Gange, Erledigt. 

 

In der Liste "EINGANG" notiere ich mir alles was "reinkommt". Ob es eine Themenidee ist von mir, ein PR Sample was überraschend ankam aber auch Kooperationsanfragen. Ich notiere mir JEDEN einzelnen "AUFTRAGS-"EINGANG, ob es nur eine Idee ist, eine Anfrage oder etwas physisches ist, und da ich Trello auf dem Smartphone habe ist es immer dabei und sofort eingetragen. Einfach auf "eine weitere Karte hinzufügen" klicken. 

 

Sobald ich an einem Auftrag richtig am Arbeiten bin, verschiebe ich die Aufgabe ganz einfach in die Liste "im Gange". Und das Verschieben könnte nicht einfacherer sein. Einfach anwählen und verschieben. Kein mühsames rumklicken. Einfach auf dem Smartphone mit dem Finger, auf dem Bildschirm mit dem Curser. Dasselbe wenn ich eine Aufgabe nach Erledigt verschieben will.

aufgaben

Klickt man auf einer Aufgabe/Karte, bzw. öffnet man sie, kann man richtig vieles machen. Ich benutze aber nur wenige "Tools". Wichtig nur, dass du weisst, du könntest viel mehr tun, wenn du das willst! :-) Ich zeige dir einfach was ICH PERSÖNLICH benutze.

labels

Was ich schon von Anfang an tue ist es, die Aufgaben farblich zu markieren. Eine Farbe für "Ideen von mir", eine Farbe für "PR Sample überraschend angekommen oder unbezahlte Kooperationen" und eine Farbe für "bezahlte Kooperationen". Man kann sie aber so markieren wie man es wünscht. Die Markierung heisst in der App "Label" und man kann die Labels umbenennen so wie man es wünscht. 

 

Im privaten Bereich habe ich zum Beispiel keine Labels aktuell. Die Kasten sind "farblos" ;-)

checkliste

Ganz wichtig für mich, die Checkliste! Die kann man rechts (im Bildschirm Modus) ganz einfach "einfügen". Dann notiere ich mir alle Steps, die ich erledigen muss, so, dass ich sie abhacken kann. 

beschreibung

In wenigen Aufgaben notiere ich mir Eckpunkte, Stichworte oder eben eine längere Beschreibung. 

frist

Auch eher selten gebraucht, aber manchmal nötig, die Frist. Die trage ich bei Kooperationen mit festgelegten Daten selbstverständlich ein.


Lieber Pfupfi, das war's eigentlich auch schon. Für mich ist Trello meine Lösung. Zumindest für meine Arbeit als Blogger und Creator, Trello funktioniert perfekt dafür. 

 

Ich kann Trello am Smartphone wie auch am Bildschirm bedienen, es gibt keine lange Synchronisationszeiten, ich hab's immer dabei, ich sehe was ich erledigt habe, ich kann mit den Checklisten "abhacken" und trotzdem behalte ich den Überblick über all die Aufgaben. 

 

Wie bist du organisiert? Oder hast du auch nach einem Organisationshilfsmittel gesucht? 

 

XOXO

Vali

Kommentar schreiben

Kommentare: 6
  • #1

    Moni (Freitag, 24 April 2020 16:01)

    Liebi Vali
    Das lueg i mer sehr gärn gnauer aa, ha bes jetzt no nie defoh ghört. I organisiere mi bes jetzt mett Liste/Notize ofem Smartphone,aber die App tönt super.
    Fröit mi sehr,dass es för dech so en gueti Lösig esch.
    Happy friday mini Liebi!
    Lg Moni
    www.unterwegsmitmir.com

  • #2

    Stefania (Freitag, 24 April 2020 16:11)

    Nei mega cool!! I ha genau so öppis gsuecht für mini Blog-Ufträg / Kooperatione wo ig abem Mai ha. I due mir die App grad abelade u lösche das doofe unnötige Excel ToDo woni erstellt ha �

    LG Stefania
    www.stefb.ch

  • #3

    Sharon (Freitag, 24 April 2020 17:37)

    Das isch jo öppis tolls! I han zum guata Glück alles no im überblick und brucha no kai sottig App. Aber WENN!!! Den denki an dii zrugg und luaga miar das ganz genau a! Danka fürs zeiga!

  • #4

    Marlene (Freitag, 24 April 2020 17:52)

    Ich finde es immer spannend andere ansichte über eine app. Wie mit dir bereits diskutiert, wurde ich mit Trello nicht warm. Ich bleibe lieber bei meinem 2 Listen system auf papier. Liebe Grüsse marlene

  • #5

    Sarah (Freitag, 24 April 2020 18:38)

    Danke füre Tipp. I mache mir Notize im Natel oder Kalender. Muess mir die App mou genauer go aluege. LG Sarah

  • #6

    Jenny (Freitag, 24 April 2020 19:01)

    Das gseht eidütig interessant us und dönt au sehr praktisch. Ich glaub die muessi au mol teste. I ha immer s Gfühl i cha mir alles im Chopf merke ;)